प्रशासनिक अभिलेखों का प्रतिधारण एवं नाशकरण

स्रोत: अभिलेखों के प्रतिधारण एवं नाशकरण के लिये दिशानिर्देश 

चर्चा में क्यों?

मुख्य न्यायाधीश बी.आर. गवई के मार्गदर्शन में उच्चतम न्यायालय ने प्रशासनिक अभिलेखों के प्रतिधारण एवं नाशकरण के लिये व्यापक मानदण्ड जारी किये, जिसमें पहले से अनियमित गैर-न्यायिक दस्तावेजों पर ध्यान दिया गया।

सामान्य नियम क्या हैं?

• CJI या न्यायाधीशों द्वारा हस्ताक्षरित फाइलें, नीति फाइलें, परिपत्र एवं कार्यालयी आदेश स्थायी रूप से संरक्षित किये जाने चाहिये। 
• संबंधित मुकदमेबाजी/लेखा परीक्षा के अंतिम निपटान के बाद ही अवधारण अवधि प्रारंभ होता है। 
• मुकदमेबाजी के अंतर्गत या किसी भी चल रहे न्यायालय के मामलों से संबंधित फाइलों को नष्ट नहीं किया जा सकता है। 
• नष्ट करने से पहले अन्य शाखाओं के साथ परस्पर संबंधित या गोपनीय अभिलेखों की जाँच की जानी चाहिये। 
• नष्ट करने के लिये रजिस्ट्रार की स्वीकृति की आवश्यकता होती है तथा इसे अधिमानतः न्यायालय के अवकाश के दौरान किया जाना चाहिये। 
• स्कैन की गई प्रतियों को कारण दर्ज करके अवधारण अवधि से परे संरक्षित किया जा सकता है। 
• वित्तीय दस्तावेजों को वित्तीय वर्ष के अनुसार वर्गीकृत किया जाना चाहिये; अन्य अभिलेखों को कैलेंडर वर्ष के अनुसार।

शाखावार रिकॉर्ड संरक्षण दिशानिर्देश क्या हैं?

• एडमिन I शाखा
  • पर्सनल फाइलें: ग्रेच्युटी (यदि पात्र हों) या सेवा समाप्ति के 5 वर्ष बाद। 
  • डी.पी.सी. फाइलें, सतर्कता रिपोर्ट, छुट्टी और वेतन आयोग की फाइलें: स्थायी 
  • अपील के बिना आर.टी.आई.: 3 वर्ष; 
  • दूसरी अपील के साथ: 5 वर्ष 
  • अनुकंपा नियुक्ति: 5 वर्ष पदों का सृजन, 
  • पदोन्नति: स्थायी 
  • संसदीय प्रश्न: 3 वर्ष
• एडमिन II शाखा:
  • सेवा पुस्तिका, पेंशन फाइलें: स्थायी
  • आकस्मिक अवकाश: 1 वर्ष; अन्य अवकाश: 3-5 वर्ष
  • अवकाश नकदीकरण, गैर-कार्यात्मक उन्नयन: 5 वर्ष
• एडमिन III शाखा:
  • मेडिकल क्लेम, एलटीसी, टीए/डीए: 3 वर्ष या ऑडिट के बाद 1 वर्ष
  • एचबीए: रिकवरी + डीड हैंडओवर के 3 वर्ष बाद
  • जीपीएफ: रिटायरमेंट के बाद 1 वर्ष
  • सीजीएचएस और चाइल्ड एजुकेशन अलाउंस: स्थायी
  • ऑडिट फाइलें: 3 वर्ष या ऑडिट पैरा के हल होने तक
• एडमिन जे. शाखा (न्यायाधीश):
  • यूटिलिटी बिल: 3-5 वर्ष
  • अंतर्राष्ट्रीय दौरे एवं नियुक्तियाँ: स्थायी
  • उपहार और मनोरंजन रिकॉर्ड: 5 वर्ष
  • न्यायाधीश का वेतन और कर रिकॉर्ड: 5 वर्ष या ऑडिट के बाद 1 वर्ष
  • नियुक्तियाँ, सेवानिवृत्ति, सम्मेलन, बेंच की स्थापना: स्थायी
• एडमिन सामान्य शाखा:
  • निर्माण, चैंबर आवंटन, सील फ़ाइलें: स्थायी
  • अधिवक्ता पैनल पत्राचार: अंतिम रूप देने के 5 वर्ष बाद
  • एससी कार्यक्रम और आवास आवंटन: स्थायी
  • प्रतिधारण/विक्रेता संविदा: 1-5 वर्ष
• एडमिन मटेरियल शाखा:
  • निविदा/परियोजना फ़ाइलें: समाप्ति के 5 वर्ष पश्चात
  • परिपत्र/नीति नोट: स्थायी
  • उपभोज्य स्टॉक: 3 वर्ष या 1 वर्ष पश्चात लेखापरीक्षा
  • गैर-उपभोज्य: स्थायी
  • ग्रीटिंग कार्ड रिकॉर्ड: 2 वर्ष
• सिक्यूरिटी शाखा:
  • आईडी कार्ड और पार्किंग: 2 महीने से 10 वर्ष तक
  • डिजिटल प्रॉक्सिमिटी कार्ड डेटा: सर्वर पर स्थायी रूप से संग्रहीत
• केयरटेकिंग शाखा:
  • उपस्थिति, आवश्यकताएँ, रिपोर्ट: 1–3 वर्ष
• कैश एवं खाते:
  • कैश बुक: 10 वर्ष
  • वेतन बिल रजिस्टर: 35 वर्ष
  • ऑडिट फ़ाइलें: 3 वर्ष या ऑडिट के बाद 1 वर्ष
• क्रेच:
  Crèche:
  • अभिस्वीकृति: 1-3 वर्ष बाद-निकास
  • कर्मचारी भर्ती: 3 वर्ष
  • नीति फ़ाइलें: स्थायी
• मेडिकल शाखा:
  • न्यायाधीश प्रतिपूर्ति: 5 वर्ष या 1 वर्ष लेखापरीक्षा के बाद
  • सीजीएचएस फाइलें, बजट, आयुष, अस्पताल करार: स्थायी
• प्रोटोकॉल शाखा:
  • CJI/न्यायाधीश दौरे की फाइलें: सेवानिवृत्ति के 1-3 वर्ष बाद
  • विदेशी प्रतिनिधिमंडल, हवाई/डेबिट रजिस्टर: स्थायी
• रिसेप्शन शाखा:
  • फोटो पास: जारी होने के 3 महीने बाद
• भर्ती प्रकोष्ठ:
  • परीक्षा/उत्तर पुस्तिकाएँ: प्रकार के आधार पर 1-6 वर्ष
  • अंतिम परिणाम रिकॉर्ड: 5 वर्ष
  • लॉ क्लर्क/संविदात्मक कर्मचारी: बाहर निकलने के 3 वर्ष बाद
  • मुकदमेबाज़ी रिकॉर्ड: निपटान के 3 वर्ष बाद
• ट्रांसपोर्ट शाखा:
  • ईंधन, प्रतिधारण, निंदा: 3 वर्ष या ऑडिट के बाद 1 वर्ष
  • लॉग बुक, ओवरटाइम, रोस्टर: 1-3 वर्ष
  • बिल/वाहन रजिस्टर: स्थायी (पुराना वॉल्यूम 3 वर्ष तक रखा गया)
• विजिलेंस सेल:
  • लगाया गया जुर्माना: निर्णय या सेवानिवृत्ति के 5 वर्ष बाद
  • दोषमुक्त: अपील के 5 वर्ष बाद
  • पॉलिसी फाइल, हस्ताक्षरित नोट: स्थायी
  • संपत्ति घोषणा: सेवानिवृत्ति तक
  • वार्षिक संपत्ति रिटर्न: सेवानिवृत्ति के 1 वर्ष बाद
  • शिकायतें/एफआईआर: समापन तक
  • पुलिस सत्यापन: 1 वर्ष (सेवा रिकॉर्ड में प्रविष्टि के साथ)